特定技能の定期届出（2026年版）｜年1回の期限・必要書類・登録支援機関との分担

特定技能の定期届出は、2025年4月から四半期ごとではなく年1回になりました。受入企業は、毎年4月1日から翌年3月31日までの受入れ・活動・支援の状況をまとめ、翌年4月1日から5月31日までに提出します。

2026年10月7日現在、2025年度分の提出期間は終了しています。次の定期届出は、2026年4月1日から2027年3月31日までを対象に、2027年4月1日から5月31日までに行います。

定期届出が年1回になっても、契約終了や支援計画の変更などを届ける随時届出の期限は別です。担当者は、年次作業と14日以内の手続きを分けて管理してください。

提出時期は「対象年度の翌年4月1日から5月31日」

定期届出の対象期間と提出期間は次のとおりです。

年度途中に受け入れを始めた場合も、提出期間は同じです。たとえば2026年10月に雇用を始めた場合、2026年10月から2027年3月31日までの状況を、2027年4月1日から5月31日までに提出します。

出入国在留管理庁の提出書類一覧では、対象期間中に特定技能外国人との雇用関係が1日でもあった受入企業は、実際に就労した日がなくても届出が必要とされています。年度末に在籍している人だけを数えるのではなく、退職者や短期間の在籍者も含めて確認します。

定期届出の最新案内と様式を確認する

定期届出で報告する3つの内容

2025年4月の制度改正後は、受入れ、活動、支援の実施状況を一つの届出書にまとめます。企業内で情報を持つ部署が異なるため、提出直前に集め始めると抜けが出やすい部分です。

1. 受入れ状況

対象期間中に受け入れた特定技能外国人の在籍、入退社、雇用契約などの状況を整理します。年度末の在籍者だけではなく、期間途中で退職した人も対象に含めます。

2. 活動状況

報酬、労働時間、社会保険など、雇用契約に基づく活動の状況を確認します。人事資料と給与資料の数字が一致しているかを提出前に照合してください。

3. 支援実施状況

特定技能1号について、支援計画に沿って実施した生活オリエンテーション、相談対応、定期面談などを整理します。登録支援機関へ全部委託している場合は、委託先が持つ実施記録を受入企業側の届出に反映します。

生活オリエンテーションの実施項目を確認する

受入企業と登録支援機関の分担

届出の担当を決めるときは、「支援記録を作る人」と「定期届出を提出する人」を分けて考えます。

全部委託の場合、受入企業と登録支援機関は共同で支援実施状況を報告しますが、登録支援機関が受入企業とは別に単独提出する仕組みではありません。出入国在留管理庁の作成要領では、登録支援機関が受入企業を通じて報告し、受入企業が取りまとめて提出すると案内されています。

委託契約書に「定期届出の作成支援」が含まれていても、最終的にどの資料を誰が確認し、誰が電子届出を操作するかまで決めておく必要があります。担当者名と締切を、次のように明確にします。

• 登録支援機関：支援記録と未実施項目を3月中に整理
• 受入企業の現場責任者：雇用・活動状況を確認
• 人事・労務担当：給与、労働時間、社会保険の資料を照合
• 提出担当者：届出書と添付書類を最終確認して提出

自社支援と委託の違いを確認する

必要書類は一律ではない

定期届出では、受入企業が出入国在留管理庁の示す「一定の基準」を満たすかによって、添付する書類が分かれます。電子届出を使うか、窓口・郵送で提出するかによっても扱いが異なるため、過去のチェックリストをそのまま流用しないでください。

準備時には、少なくとも次を確認します。

• 対象期間中に雇用関係があった全員の一覧
• 入社日、退職日、在留資格、業務区分
• 雇用契約と実際の報酬・労働時間を確認できる資料
• 社会保険や税に関する状況
• 特定技能1号の支援計画と支援実施記録
• 登録支援機関から受け取る支援実績の報告
• 受入企業が一定の基準を満たすかの判定資料
• 最新の届出書、作成要領、提出書類一覧

提出書類を固定的に列挙すると、会社の状況に合わない書類を案内するおそれがあります。実際の提出では、出入国在留管理庁が公開する最新の「提出書類一覧・確認表」で、自社に該当する分岐を確認してください。

定期届出の提出書類一覧・確認表を確認する

電子届出を使う場合の注意点

定期届出は、地方出入国在留管理官署への持参・郵送のほか、出入国在留管理庁電子届出システムでも提出できます。作成要領では電子届出が推奨されています。窓口・郵送を使う場合は、最新の案内で提出先の管轄を確認してください。

電子届出では、届出書の情報を画面へ入力し、必要な資料を添付します。利用者登録が必要なため、5月末の直前に初めて準備するのではなく、担当者のアカウント、ログイン方法、添付ファイルの形式を事前に確認してください。電子届出を使うことで一部の添付書類を省略できる場合もありますが、会社の状況と最新の提出書類一覧で判断します。

定期届出と随時届出を混同しない

年1回への変更は、すべての報告を翌年まで待ってよいという意味ではありません。次のような変更が生じた場合は、定期届出とは別に、原則として事由が生じた日から14日以内の随時届出を確認します。

• 特定技能雇用契約を変更・終了した、新たに契約を結んだ
• 1号特定技能外国人支援計画を変更した
• 登録支援機関への委託契約を変更・終了した、新たに契約を結んだ
• 特定技能外国人の受入れを継続できない事情が生じた

随時届出を定期届出まで保留すると、期限を過ぎます。入退社や委託先変更が起きた時点で随時届出を行い、同じ事実を年度末の定期届出にも正しく反映できるよう記録します。

登録支援機関を変更するときの手順を確認する

期限に間に合わせる年間スケジュール

1月から3月：対象者と資料をそろえる

対象期間中に在籍した全員を確定し、退職者の資料も含めて人事・給与・支援記録を照合します。登録支援機関へ全部委託している場合は、支援実績の受け渡し日を決めます。

4月：最新様式で作成し、差異を直す

4月1日以降、最新の様式と作成要領を確認して届出書を作ります。給与資料と雇用条件、支援計画と実施記録などに差異があれば、理由を確認します。前年の様式をコピーして提出しないようにします。

5月：社内確認を終えて提出する

5月31日直前では、休日やシステム障害、添付漏れに対応できません。社内締切を公式期限より早く設定し、提出後は受付記録と提出データを保存します。

期限を過ぎたことに気づいたら

期限後の取扱いを自己判断したり、日付を遡って作成したりせず、管轄の地方出入国在留管理官署へ早めに連絡し、提出方法を確認してください。未提出のままにせず、対象者、対象期間、遅れた理由、準備できている資料を整理して相談します。

よくある質問

年度末に特定技能外国人が0人なら提出不要ですか？

年度末の人数だけでは決まりません。対象期間中に1日でも雇用関係があった人がいれば、すでに退職していても届出対象です。実際に勤務した日がなかった場合も対象とされています。

登録支援機関へ全部委託していれば、会社は何もしなくてよいですか？

いいえ。登録支援機関は支援実績を整理しますが、受入企業は雇用・活動状況と合わせて内容を取りまとめ、定期届出を提出します。資料の受け渡し日と確認担当者を決めてください。

契約終了や支援計画変更も翌年にまとめて届ければよいですか？

いいえ。随時届出に該当する変更は、原則として事由発生日から14日以内です。定期届出の年1回化とは別に対応します。

以前使った四半期の様式を使えますか？

使わず、最新の年次用の様式と作成要領を確認してください。制度改正後は、受入れ・活動・支援実施状況を一つの届出書にまとめる形へ変わっています。

次回の提出期限はいつですか？

2026年4月1日から2027年3月31日までの状況は、2027年4月1日から5月31日までに提出します。今から対象者一覧と支援記録を整えておくと、年度末の確認が進めやすくなります。

支援記録と提出分担を早めに確認する

定期届出は、受入企業だけで完結する書類ではありません。人事・給与・現場・登録支援機関が持つ情報を一つにまとめる作業です。委託先を比較するときは、日々の支援だけでなく、年度末の記録整理と定期届出の作成支援をどこまで行うかも確認してください。

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このページは2026年10月7日に、出入国在留管理庁の定期届出案内、作成要領、提出書類一覧、制度改正資料を確認しています。様式や運用は更新される場合があるため、提出時には最新の一次情報を確認してください。