登録支援機関の変更手続き｜費用・14日以内の届出・引き継ぎチェック

登録支援機関は、外国人本人の雇用先を変えずに、支援の委託先だけを変更できます。進める順番は、現在の契約確認 → 新しい委託先と切替日の調整 → 支援の引き継ぎ → 必要な届出です。

費用を見直したい場合も、先に解約するのではなく、新旧の支援が途切れない日程を決めます。「初期費用無料」「月額が安い」だけで決めず、最初の1年間の総額と、必要な支援を誰が担当するかを比べてください。

この記事は、すでに特定技能1号の外国人を雇用している受入企業向けです。本人の転職や在留資格の変更、登録支援機関自身の住所変更とは区別して扱います。

変更前にそろえるものは、契約書・支援計画・切替希望日

最初の相談では、次の内容があると、新しい機関が対応の可否や費用を回答しやすくなります。比較の初期段階では、本人の在留カード画像や健康情報などを一斉に送る必要はありません。

「月額を下げたい」ときも、同じ支援範囲で見積もってもらうことが比較の前提です。対応言語、訪問先、夜間・休日の連絡窓口、担当者が不在のときの代替体制も確認します。

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解約予告期間があっても、二重払いが必ず起きるわけではない

解約の予告期間は、現在の契約書で確認します。すべての契約が「1か月前の通知で終了」するわけではありません。通知の方法、通知が届いた日から数えるのか、月末解約なのか、契約更新日の扱いまで見てください。

予告期間と二重払いの期間は別です。 旧機関の契約終了後に新機関の月額課金が始まるなら、月額の重複は生じません。一方、終了前から新機関が支援を開始し、両方の料金が発生する契約なら、その重複分を費用に含めます。

契約条件が不明な場合は、解約を通知する前に契約書の写しと精算方法を確認します。支援が機能していないなど急ぐ事情がある場合は、費用だけを理由に切り替えを遅らせず、新しい体制と必要な手続きを相談してください。

支援を空けずに切り替えるための引き継ぎ表

旧機関の支援終了日と新機関の支援開始日をつなぎ、外国人本人が相談先を見失わない状態を作ります。受入企業でも、担当者・期限・完了の確認を持っておくと引き継ぎ漏れを減らせます。

支援計画に基づく支援は継続する必要があります。個人情報を引き継ぐ際は、必要な範囲、利用目的、本人への説明や同意の要否を確認し、安全な方法で受け渡します。

在留期限が近い場合や更新申請中の場合は、申請済みの内容と新しい支援体制が食い違わないよう、管轄の入管や申請を担当する専門家に切替時期と追加資料を確認してください。「更新が終わるまで必ず待つ」「何か月前なら必ず安全」という一律の判断は避けます。

必要な届出は2種類。提出期限と提出者を分けて確認する

入管庁の届出Q&AのQ4-4では、委託先変更について、旧契約の終了・新契約の締結と、支援計画の変更の両方を届け出る必要があると説明されています。

提出資料一覧には、委託先変更時の添付として支援委託契約に関する説明書（第1-25号）や、変更後の1号特定技能外国人支援計画書（第1-17号）が示されています。支援責任者等も変わる場合は、その変更に応じた添付資料も確認します。提出前に入管庁の提出資料一覧で該当欄を照合してください。

期限は、それぞれの届出事由が生じた日から14日以内です。契約を結んだ日、旧契約の終了日、新しい支援の開始日を同じ日と決めつけず、各日付と届出期限を整理します。日付の扱いに迷う場合は、事前に管轄の入管へ確認してください。

届出者は受入企業である特定技能所属機関です。入管庁の提出資料一覧では、登録支援機関が受入企業の代わりに届け出ることは認められない旨が示されています。在留申請の取次と、この随時届出を混同しないでください。書類作成などを外部へ依頼する場合も、担当者の資格・権限と委託範囲を確認します。

郵送の場合、入管庁Q&AのQ1-3では、14日以内の消印ではなく14日以内の到達が必要とされています。遅れた場合は放置せず、遅延理由を説明する文書を添えて速やかに提出します（Q1-4）。オンラインで届け出る場合は、電子届出システムの案内を確認してください。

変更費用は、初期費用・月額・重複分を分けて比較する

すでに日本で働いている人の支援先変更では、海外からの新規採用と同じ工程がすべて発生するわけではありません。ただし、切り替えの初期費用が必ず0円になるわけでもありません。 引き継ぎ、初回面談、支援計画の確認、通訳など、実際に依頼する内容で費用は変わります。

見積もりでは「初期費用」という一括表示だけでなく、何の作業に対する料金か、月額に含まれるか、別料金かを聞きます。転居や新たな手続きが必要なら、その実費も別に確認します。

金額は税込・税別、1名あたり・1社あたり、初回・月額の単位をそろえます。月額の調査データや掲載機関の料金を確認したい場合は、登録支援機関の費用と相場をご覧ください。掲載料金がそのまま自社の切替見積もりになるとは限りません。

月額が5,000円下がっても、最初の1年で安くなるとは限らない

次は相場や実際の見積もりではなく、比較方法を示す仮の計算例です。対象は1名、すべて税別、支援範囲は同じとします。現在月額30,000円、新機関月額25,000円、一時費用20,000円、解約料・返金・その他実費なしという条件です。

重複なしなら月5,000円の差額で一時費用20,000円を4か月で回収できます。2か月重複する例では、切替日から16か月で継続した場合と同額になります。実際には人数、日割り、支援範囲、在留予定期間も入れて判断してください。

費用以外に、相談への対応や必要な支援が改善される価値もあります。単に安い順で選ぶのではなく、解消したい問題と総額を並べて比較します。

見積もり依頼に使える確認文

次の項目を埋め、同じ条件で回答してもらうと比較しやすくなります。

• 現在、特定技能1号の外国人を［人数］名、［分野・市区町村］で雇用しています。
• 支援機関の変更を検討しており、希望する開始日は［日付／未定］です。
• 対応を希望する言語は［言語］、改善したい点は［費用・連絡・訪問等］です。
• 現契約の解約予告期間は［期間／確認中］、直近の在留期限は［年月］です。
• 切替時の一時費用、月額、別途実費、課金開始日、引き継ぎ範囲を分けて教えてください。
• 現時点で受入れ可能か、担当体制と対応できる勤務地も確認したいです。

ヤトエルでは、分野や地域から機関の候補を確認できます。候補の閲覧に連絡先の入力は不要です。相談する場合は送信前に相談先を確認でき、入力した連絡先は同意した相談先に共有されます。

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よくあるご質問

本人が転職しなくても、支援機関だけ替えられますか？

替えられます。この記事は雇用先を変えずに支援委託先を変更する場合を扱っています。委託先変更だけで在留期限が延びるわけではなく、支援計画・委託契約に関する届出が必要です。

変更すると必ず初期費用がかかりますか？

一律ではありません。新機関の料金体系と依頼する作業によります。無料か有料かだけでなく、一時費用の内訳と月額に含まれる範囲を確認してください。

今の機関にはいつ伝えればよいですか？

契約書の予告期間に従って通知します。その前に新機関の対応可否と開始日を調整し、支援の空白と費用の重複を確認します。

自社支援へ切り替える場合も同じですか？

新しい登録支援機関へ委託する場合とは条件が異なります。自社で支援を実施する体制の基準を満たす必要があるため、自社支援の基準を解説した記事と、入管庁の要領を確認してください。

登録支援機関自身の住所変更と同じ届出ですか？

別です。この記事は受入企業が委託先を替える手続きです。登録支援機関自身の登録事項変更は、その機関が行う別の手続きとして確認します。