特定技能の随時届出は14日以内｜退職・契約変更・支援機関変更の実務チェック

特定技能外国人の退職、雇用条件の変更、登録支援機関の変更が起きたときは、年1回の定期届出まで待てません。対象となる随時届出は、原則として事由が生じた日から14日以内に行います。

実務で迷いやすいのは、退職日だけを起算点にしてよいのか、届出書は1種類で足りるのか、登録支援機関が代わりに出してくれるのかという点です。結論からいうと、出来事によって起算点と必要な届出が異なります。人事担当者は、退職・変更の連絡を受けた日に、次の表で最初の切り分けをしてください。

出入国在留管理庁の届出様式・記載例を確認する

退職時は2つの届出を確認する

特定技能外国人が契約期間の満了前に退職する場合、雇用契約終了の届出だけでよいとは限りません。会社都合の解雇、行方不明、病気・けが、死亡など、受入れを継続できない事情が生じたときは、受入れ困難に係る届出も確認します。

この2つは起算点が違います。たとえば会社が経営上の理由で解雇を予告した場合、受入れ困難届は実際の退職日ではなく、解雇を予告した時点が基準です。その後、雇用契約が実際に終了したら、契約終了から14日以内に雇用契約終了の届出を行います。

一方、本人から自己都合退職の申出があった事実だけを理由に受入れ困難届が必ず必要になるわけではありません。ただし、実際に退職して雇用契約が終われば、雇用契約終了の届出は必要です。個別の事情で判断が分かれるときは、管轄の地方出入国在留管理官署へ確認してください。

雇用契約・受入れ困難の提出資料一覧を確認する

1か月以上働けない場合も「受入れ困難」を確認する

退職していなくても、特定技能外国人が1か月以上活動できない事情が生じた場合は、受入れ困難届の対象を確認します。出入国在留管理庁は、生産ラインの縮小、業務上または私生活上の病気・けがによる休業、妊娠・出産・育児による休業などを例示しています。許可後1か月を経過しても就労を開始できない場合も含まれます。

休職扱いだから届出は不要と決めつけず、就労できなくなる見込みが分かった段階で、理由、開始日、見込期間を記録してください。事情に応じて状況説明書などの添付資料も確認します。

受入れ困難に係る届出の公式案内を確認する

雇用条件の変更は、すべてが届出対象ではない

雇用契約の変更届は、契約内容に変更があれば無条件に出すものではありません。公式の提出資料一覧には、雇用契約期間、就業場所、従事する業務、労働時間、報酬など、届出が必要となる変更事項と、届出不要となる扱いが整理されています。

たとえば、連絡先だけの変更や、雇用契約に実質的な影響を与えない軽微な変更は、届出不要となる場合があります。反対に、就業場所や業務内容、報酬などを変える場合は、変更後の雇用条件書等の資料が必要になることがあります。変更を実施してから調べるのではなく、労働条件通知書や異動案を作る段階で最新一覧と照合してください。

登録支援機関を変えるときの届出

登録支援機関への全部委託を始める、委託内容を変える、委託を終了する場合は、支援委託契約に係る届出を確認します。委託先の変更では、旧契約の終了と新契約の締結が連続するため、支援に空白が生じないよう次の順序で進めます。

1. 現在の委託契約の終了日と解約予告期間を確認する
2. 新しい登録支援機関の対応範囲と開始日を確認する
3. 支援記録、相談履歴、未完了の支援を引き継ぐ
4. 支援委託契約の終了・締結について必要な届出を14日以内に行う
5. 支援計画の変更も生じる場合は、その届出と添付資料を確認する

届出者は受入企業である特定技能所属機関です。作成や電子届出の操作を委託先が支援する場合でも、受入企業側で提出内容と受付結果を確認し、保存してください。

登録支援機関変更の進め方を確認する

支援担当者の変更も見落とさない

支援計画の変更届は、支援内容を大きく変える場合だけではありません。支援責任者・支援担当者の変更や、自社支援と全部委託の切替えなども対象になり得ます。変更箇所に応じて、変更後の1号特定技能外国人支援計画書や、担当者に関する書類を確認します。

人事異動や退職が決まった時点で、特定技能の支援責任者・支援担当者に該当していないかをチェックできるよう、社内の異動手続に確認欄を設けておくと漏れを防げます。

支援計画変更・委託契約の提出資料一覧を確認する

提出方法と社内で残す記録

随時届出は、出入国在留管理庁電子届出システムを利用するか、管轄の地方出入国在留管理局・支局へ持参または郵送します。複数人をまとめて届けるための一括届出用テンプレートも公開されています。対象者数、届出の種類、添付資料を確認して方法を選びます。

提出後は、少なくとも次を案件ごとに保存してください。

• 事由を知った日と、実際の変更・終了日
• 対象者と対象契約
• 提出した届出書・添付資料の控え
• 電子届出の受付結果、郵送記録または窓口受付の記録
• 登録支援機関と確認した内容
• 次に必要な在留資格手続や転職支援の担当者

14日を「2週間」とだけ覚えると、休日や社内承認で余裕を失います。事由を知った日に担当者と期限日を記録し、社内締切を公式期限より前に置いてください。

ハローワークの届出とは別に管理する

外国人を雇い入れたときや離職したときは、外国人雇用状況の届出も確認します。これは地方出入国在留管理局への随時届出とは別の制度で、原則としてハローワークへ届けます。入管への契約終了届を出したから、ハローワークの手続も完了したことにはなりません。

退職時のチェックリストには、少なくとも「入管の随時届出」「ハローワークの外国人雇用状況届出」「本人の在留資格・転職手続の案内」を別項目で置いてください。

定期届出まで待たず、その日のうちに判定する

随時届出の漏れを防ぐ要点は、14日目に書類を作り始めることではありません。退職、休職、異動、労働条件変更、委託先変更の連絡が入った日に、どの届出が必要かを判定することです。

登録支援機関へ委託している場合は、契約前に、随時届出の事由判定、書類作成、電子届出、提出後の保管をどこまで支援するかを確認してください。委託先を変更する場合は、届出と支援の引継ぎを同時に進められる機関を選ぶと空白を防ぎやすくなります。

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このページは2026年10月8日に、出入国在留管理庁の各種届出案内、随時届出の提出資料一覧、記載例を確認して作成しています。様式や運用は更新される場合があるため、実際の提出時には最新の公式情報を確認してください。